Si tienes una enorme colección de documentos, facturas, registros de personal, documentos fiscales y
otros montones de cosas que simplemente no puedes organizar fácilmente, digitalizar documentos puede
ayudarte.

Como resumen inicial te podemos decir que digitalizar documentos te ayuda a eliminar el desorden y te
da acceso a todos los registros que hasta ahora tenías en archivadores en papel, lo cual te hará aumentar
la productividad.
Pero no solo eso. La digitalización de todo esa cantidad de papel con datos te va a ofrecer al menos 7
beneficios que vamos a ver a continuación. Te explicaremos también cuales son los 3 principales
procesos que necesitarás hacer si quieres iniciar un proyecto de digitalización por tus propios medios.

¿Cuales son los beneficios de digitalizar documentos?

1. Ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los
archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador en cuestión de
segundos.
2. Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y tenerlos todos
almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de
perder un documento importante. Cuando tienes cajas de documentos importantes
moviéndose de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida eventual de documentos es
mucho más alta.
3. Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser
estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que
disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil de gestionar.
4. Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor
posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener
cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un
alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.
5. Recuperación ante desastres. La mayoría de las empresas no piensan que un desastre
pueda afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa una contingencia? Todos los registros que
mantienes dentro de la empresa en archivadores desaparece. Y esto es devastador para
cualquier negocio. Trabajando con un sistema de gestión documental en la nube, tu empresa
puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que hacerlo en otras
oficinas. Empresas que tienen que tenien la documentación digitalizada y a salvo en
servidores fuera de sus oficinas pueden seguir trabajando al día siguiente desde otras sedes.

6. Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un documento
importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión. Digitalizar
documentos y mantenerlos en un servidor online evitarán que esto pueda ocurrir.
7. Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tengas, puede ser costoso digitalizar
todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasa después de esto? A partir de ahí no
tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorran tiempo
valioso tratando de encontrar documentos mal archivados. Y todo el mundo sabe que el
tiempo es dinero.

Los 3 pasos del proceso de digitalizar documentos

Si decides digitalizar tus documentos, CLOUDATA cuenta con la experiencia y procedimientos para
lograr con éxito la migración a una plataforma digital de consulta, contemplando los 3 principales pasos:

1. Preparación. El primer paso es el proceso de preparar la documentación. Cuando preparas
la documentación para digitalizarla, quieres estar seguro de que todo los papeles son
separados para que puedan ser pasados por el escáner de forma correcta. No puede haber
grapas, clips o post it, ya que quieres estar seguro de que no pasan dos páginas juntas.
También querrás asegurarte de que todas las páginas están lisas y planas, para que las
arrugas no impidan que el papel pase por el escáner o que éste se atasque. Por último,
necesitarás expurgar toda aquella documentación que no tiene sentido digitalizar por tratarse
de papeles sin información o no relevantes. Una vez que todas las páginas están separadas,
puedes ponerlas en una caja como archivo limpio para pasar a introducirla en el escáner.
2. Escaneado. El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar documentos es el de
escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploración por parte del escáner puede llevar
algo de tiempo para completarse debido a que toda la información debe de cargarse en el
servidor. Convendría tener un escáner de alto rendimiento que haga ese trabajo en fracciones
de segundo en lugar de segundos. También se puede contratar un servicio externo para
ayudarte a digitalizar documentos rápidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que
hacerlo por ti mismo.
3. Indexación. Una vez que todos los documentos están escaneados en el sistema, o mientras
se están escaneando otros, se puede iniciar el proceso de indexación para asegurarte de que
toda la documentación está organizada de la manera que deseas. Se deben organizar los
documentos de manera que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera que se
pueda reconocer en cualquier otro momento. El proceso de indexación, si es muy manual,
puede llegar a ser el más costoso de todo el proceso ya que puede requerir personal
especializado para reconocer cada uno de los tipos de documentos que se están digitalizando
y decidir la tipificación que se le debe dar a cada uno de ellos.

Conclusión
Digitalizar documentos puede suponer grandes beneficios para tu empresa, pero si decides iniciar un
proyecto de digitalización por tus propios medios, debes tener en cuenta los tres pasos principales y

sopesar si vas a poder hacerlo con tus propios medios o es mejor contratar los servicios de una empresa
especializada.

"kyocera. España. www.smarterworkspaces.kyocera.es / https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/7-beneficios-3-procesos-digitalizar-documentos-negocio/"

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